Kiinteistö Oy Valkea Talo
 |
|
|||||||||||
Ulkoistus tehostaa ja tuo säästöjä
Kiinteistö Oy Valkea Talo ulkoisti matkapuhelinten etähallinnan ja ylläpidon BLC:lle.
Helsingin Pohjois-Haagassa toimiva Valkea Talo on kuulovammaisten ja viittomakielisten monitoimikeskus, jonka omistavat Kuurojen liitto, Kuuloliitto, Kuurojen Palvelusäätiö ja Kuulovammaisten Lasten Vanhempien Liitto. Kiinteistö Oy Valkeatalo on näiden liittojen omistama yhtiö, joka hallinnoi Valkean Talon kiinteistöä sekä tuottaa tietohallintopalveluita talon omistajaorganisaatioille.
”Liittojen tietohallinto on keskitetty kiinteistöosakeyhtiölle, joten meidän toimintaympäristö on valtakunnallinen”, Valkean Talon tietohallintopäällikkö Kari Tevilin kertoo. ”Meidän omistajaorganisaatiot toimivat 38 toimipisteessä eri puolilla Suomea. Työasemia niissä on yhteensä yli 400, operatiivisia sovelluksia on käytössä noin 50 ja matkapuhelimia noin 250.” Tätä hajallaan työskentelevää joukkoa yhtiössä palvelee neljä tietohallinnon ammattilaista. Heidän vastuullaan ovat niin tietokoneet kuin matkapuhelimetkin.
Kuulovammaisten ja viittomakielisten kanssa työskentely tuo työhön myös oman lisänsä. ”Sähköinen viestintä, kuten sähköposti, on meille vahva painopistealue.” Kesäkuussa 2010 Kiinteistö Oy Valkea Talo otti käyttöön matkapuhelinten MobileServant-etähallintajärjestelmän. Tevilin kertoo, että neljän tietohallinnon ihmisen resurssit eivät yksinkertaisesti riittäneet matkapuhelimien etähallintaan. ”Meidän työt ovat perinteisen tietohallinnon ylläpitoa ja kehittämistä. Käyttäjät saavat matkapuhelinasioissa parempaa palvelua muualta kuin meiltä.”
”Alusta alkaen kyseessä on ollut tilaus-toimituspalvelu, josta voimme sähköisesti tilata meidän tarpeisiin parhaiten sopivat matkapuhelimet, oli kyse sitten älypuhelimista tai tavallisista luureista. Kaikki tulevat yhden ja saman tilauspisteen kautta.” Kun kyseessä on älypuhelin, toimitetaan puhelin loppukäyttäjälle täysin valmiina. Esimerkiksi sähköposti ja kalenteri ovat valmiiksi asennettuina laitteessa.
Valkea Talo tilaa myös kaikki matkapuhelinten toimintaan ja ylläpitoon liittyvät palvelut BLC:ltä. Näin ohjelmistopäivitykset ja varmuuskopiot hoituvat automaattisesti. ”BLC käyttää etähallintaa. Me ei tietohallinnossa tehdä muuta kuin pyritään hallitsemaan nykyistä ja tulevaa matkapuhelinkantaa ja sen tarpeita”, Tevilin sanoo.
Valkea Talo on ulkoistanut BLC:lle matkapuhelinten koko elinkaaren. Silloin kun käyttäjä on joutunut ottamaan yhteyttä BLC:n käyttäjätukeen, on toisessa päässä ollut asiantuntija. ”Se on juuri se hyöty, mitä me tässä haetaan. Kun älypuhelinten maailma menee koko ajan haasteellisemmaksi hallita ja laitteita tulee markkinoille lisää kuin liukuhihnalta, on hyvä että tuki osaa varmasti laitteiden käytön ja ylläpidon.”
Tevilin uskoo, että tulevaisuudessa etähallinnan avulla voidaan jakaa uusia mobiilipalveluita henkilöstön laitteisiin paljon aiempaa joustavammin. Ennen MobileServantin käyttöönottoa piti jokaiselle älypuhelimen käyttäjälle palvelut ja sovellukset asentaa ja päivittää erikseen.
Myös ongelmatilanteissa BLC:n apua arvostetaan. Tukea matkapuhelinten käyttäjät ovat tarvinneet esimerkiksi palauttaessaan varmuuskopioita puhelimeen. Apua tarvittiin myös, kun yksi puhelimista varastettiin ja se piti saada lukittua - ja puhelimen tiedot siirrettyä uuteen laitteeseen. ”Ongelmatilanteessa on tärkeää saada tuki nopeasti. Ongelmathan voivat käytännössä estää käyttäjää tekemästä niitä töitä ja tehtäviä, joihin laite on hankittu.”