Etelä-Savon tietohallinto Oy
 |
|
|||||||||||
Keskitettyä tietohallintoa etänä
Etelä-Savon tietohallinto Oy huolehtii kuntaomistajiensa tietohallintopalveluista. Parhaillaan Mikkelissä on käynnissä hanke, jolla selvitetään matkapuhelinten etähallinnan hyötyjä ja mahdollisuuksia.
Älypuhelimien yleistymisen myötä ilmaantui selkeä tarve matkapuhelinten ylläpidon tehostamiselle”, kertoo pilottihankkeessa vahvasti mukana oleva ICT-asiantuntija Raine Koste Etelä-Savon tietohallinnosta. Sähköposti, osoitekirja ja kalenteri pitää saada synkronoitua, ohjelmistoja päivittää, varmuuskopioita palauttaa ja muuten vain solmuun menneitä puhelimia nollata.
Ennen pilotin alkua Etelä-Savon tietohallinnon palveluita käyttävissä 11 organisaatiossa vain muutamalla kymmenellä työntekijällä oli käytössään sähköposti matkapuhelimeen synkronoituna. Silloin palvelun käyttöönotto vaati omaa aktiivisuutta.
”Ne jotka olivat valveutuneina ja halusivat saada sähköpostit kännykkään, toimittivat puhelimen meille. Heille me sitten asensimme puhelimeen tarvittavat asetukset ja ohjelmistot”, Koste kertoo. Nyt, reilu vuosi kokeilun alkamisen jälkeen, jo 210:llä Mikkelin kaupungin ja sairaanhoitopiirin esimiestason työntekijällä on käytössään älypuhelin ja siinä matkapuhelimen etähallintapalvelu. Etähallintapalveluiden käyttöönotto on sujunut kivuttomasti sekä tietohallintoyhtiön että loppukäyttäjien kannalta.
”Käyttäjän kannalta järjestelmä on toiminut hyvin, kun kukaan ei edes huomaa sitä” , sanoo Etelä-Savon tietohallinnon toimitusjohtaja Jarmo Tiainen. ”Minä en ainakaan ole huomannut, että minulla on puhelimessani sellainen järjestelmä olemassa. Se ei hidasta eikä vaadi mitään kuittauksia. Se on hyvin näkymätön.” Etähallintaohjelmisto asennetaan uuteen puhelimeen jo ennen kuin se luovutetaan työntekijälle. Niinpä puhelimen käyttäjä ei tarvitse lainkaan perehdytystä etähallintasovelluksen käyttöön.
Älypuhelinten etähallintaan Etelä-Savon tietohallinto käyttää BLC Wirelessin MobileServant-palvelua, johon sisältyy kattava suoja varkaus- ja katoamistapauksissa, keskitetty puhelimen sovellusten hallinta ja jakelu, laitekannan hallinta sekä puhelinten etähallinta ongelmatapauksissa. Käytännössä etähallintapalvelu jakautuu kahteen osaa: toinen käyttö on laitekannan hallintaa ja toinen laitteiden varsinaista etähallintaa. ”MobileServantilla voimme inventoida koko puhelinkannan ja puhelimissa olevat ohjelmaversiot helposti. Järjestelmän tason pitää olla tietyllä tasolla, jotta vaikkapa uusi sähköpostisofta voidaan ottaa käyttöön”, Koste sanoo.
Sähköpostiin liittyy muutenkin moni asia etähallinnassa – ja itse asiassa älypuhelimissakin. Etelä-Savon tietohallinnossa älypuhelimen määritelmäkin on siihen sidoksissa: älypuhelin on puhelin, jossa käytetään synkronoitua sähköpostia ja kalenteria. ”Puhelimien elinkaari on aika lyhyt, eikä normaalikäyttäjä niihin juurikaan tee mitään päivityksiä. Mutta yritysmaailmassa sähköposticlientia on pakko päivittää, ja siksi myös puhelimen käyttöjärjestelmää on päivitettävä”, Tiainen sanoo.
Mukana kulkeva taskukokoinen tietokone voi olla myös tietoturvallisuusriski. Tätä riskiä voidaan etähallinnan avulla pienentää: tuoreiden ohjelmistoversioiden ja virusturvan ohella etähallinta suojaa katoamis- ja varkaustapauksissa. Laite voidaan etähallintasovelluksella lukita tai sen muisti voidaan tyhjentää.
MobileServant helpottaa myös kadonneen laitteen tilalle tulevan uuden puhelimen käyttöönottoa: uuteen puhelimeen voidaan palauttaa vanhan puhelimen asetukset ja tiedot, jolloin työt jatkuvat siitä, mihin ne vanhalla puhelimella jäivät. Ongelmatapauksissa puhelimeen voidaan ottaa etäyhteys ja näin saada puhelimen ruutu näkyviin ylläpitäjän tietokoneelle. Etäkäyttöä tietohallintoyhtiössä on hyödynnetty esimerkiksi palautettaessa varmuuskopioita tai ohjelmia. Etäkäytössä on myös omat haasteensa. Etenkin kosketusnäytöllisen puhelimen ohjaaminen etänä ei Tiaisen mukaan aina ole ongelmatonta.
Älypuhelimet kehittyvät ja yleistyvät vauhdilla. Jo nyt niistä on tullut tietokoneita, joiden käyttö ja ylläpito vaativat tukea aivan siinä missä tietokoneidenkin. Vielä ei kännyköissä ole erikseen user- ja admin-tunnuksia, mutta se ei Kosteen ja Tiaisen mukaan olisi huono asia. Nyt kuka tahansa voi asentaa puhelimeensa mitä tahansa.
Samalla kun Etelä-Savon tietohallinnossa testataan matkapuhelinten etähallintaa, on tekeillä laajempikin puhelinpoliittinen päätös. ”Nyt määritellään sitä, minkälainen on puhelinpalvelu ensi vuodesta eteenpäin. ”, Tiainen kertoo. Tulevaisuudessa Etelä-Savon tietohallinnolla saattaa olla käytössään kokonaisvaltainen puhelinsopimus, joka kattaa laitteen koko elinkaaren rahoitusta myöten. Silloin työnantajan tehtäväksi jäisi vain määrittää, kenelle puhelin annetaan, ja laite olisi sitten työntekijän käytössä 2–3 vuotta. Palveluntarjoaja huolehtisi laitekannasta kokonaisvaltaisesti käyttöönotosta ja ylläpidosta aina laitteen vaihtoon asti.